Засвідчення вірності копій документів і виписок з них є однією з найпоширеніших дій. Ця дія містить гарантії для суттєвих прав громадян.

     Способи засвідчення копій документів:

     - нотаріальне засвідчення копії документа;

     - засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;

     - засвідчення копії документа фізичною особою.

     Нотаріальне засвідчення документа. Засвідчена нотаріусом копія документа усуває можливий сумнів щодо вірності цієї копії. Якщо ж нотаріус, засвідчуючи вірність копії документа, порушить встановлений законом порядок засвідчення або допустить перекручення тексту оригіналу, то він несе передбачену законом відповідальність, а засвідчена копія документа в судовому порядку визнається недійсною.

     Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.

     По-перше, документ, з якого засвідчується копія, повинен відповідати вимогам закону, тобто документ не повинен суперечити закону за змістом і за формою. Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати його і направити на експертизу на підставі постанови. Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, організації чи прокуратуру.

     По-друге, документ повинен мати юридичне значення. Документ, з якого свідчиться вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, створювати певні правові наслідки для громадянина.

     По-третє, засвідченням вірності копії документа є перевірка факту, чи може нотаріус з поданого документа засвідчити копію.

     По-четверте, передбачається, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав та законних інтересів громадян. Отже, нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копій листів одних підприємств, організацій чи установ, адресованих іншим підприємствам, організаціям чи установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах цих підприємств, організацій чи установ. Вилучати й видавати зі справи ці листи забороняється.

     Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

     Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади - на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:

     - слів «Згідно з оригіналом»;

     - найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;

     - дати засвідчення копії

     Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

     Засвідчення копії документа фізичною особою. Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

     - відмітку «Згідно з оригіналом»;

     - особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;

     - дату засвідчення копії.

     Документи, копії з яких забороняється засвідчувати:

     - правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);

     - партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;

     - документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;

     - правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;

     - вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;

     - документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається;

     - трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.

     За правовими консультаціями та юридичною допомогою можна звернутися до Бережанського бюро правової допомоги за адресою: м. Бережани, вул. Банкова, 6. Тел.: (03548) 2 39 99.

Бережанське бюро правової допомоги